Kebanyakan orang beranggapan data hanyalah angin lalu yang merepotkan untuk mendapatkan dan mengelolanya. Tapi jauh di atas fungsi tersebut, data adalah modal mutlak keberhasilan strategi sebuah pekerjaan. Data bisa dikatakan semacam pedoman atau petunjuk untuk menentukan arah dalam berjalannya roda kegiatan.

Namun, bagi pribadi orang atau instansi, data bisa menjadi sesuatu yang asing dan tidak menjadi prioritas, bahkan tak terpikirkan sama sekali. Padahal dengan data, kita bisa memprediksi dan sampai bisa menguasai  apapun yang kita masuki. Tentu dengan asumsi bahwa strategi kita tepat dengan sasaran penggunaannya.

Pengertian Data

Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari data umum, berasal dari bahasa Latin yang berarti “sesuatu yang diberikan“. Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.

Dalam keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data kemudian diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini dinamakan deskripsi. Pemilahan banyak data sesuai dengan persamaan atau perbedaan yang dikandungnya dinamakan klasifikasi.

Menurut berbagai sumber lain, data dapat juga didefinisikan sebagai berikut:

Menurut kamus bahasa Inggris-Indonesia, data berasal dari kata data umum yang berarti fakta.

Dari sudut pandang bisnis, data bisnis adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.

Pengertian yang lain menyebutkan bahwa data adalah deskripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi.

Intinya, data itu adalah suatu fakta-fakta tertentu sehingga menghasilkan suatu kesimpulan dalam menarik suatu keputusan (sumber: id.wikipedia.com).

Perkembangan teknologi komunikasi modern yang saat ini terjadi, misalnya internet dapat mengantarkan beragam dinamika yang terjadi di dunia nyata, sehingga dapat ditransfer ke dunia virtual. Hal ini dapat terjadi dalam bentuk transaksi elektronik, contohnya: e-business, e-banking atau komunikasi dijital seperti e-mail danmessenger. Selain aspek positif yang dibawa oleh kemajuan teknologi komunikasi modern, ada juga aspek negatif yang bisa terjadi, contohnya: pencurian, pemalsuan, penggelapan.

Perpaduan antara orang, fasilitas, teknologi media, prosedur dan pengendalian yang bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang tepat, disebut dengan sistem informasi. Sistem informasi yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan harus berkualitas. Informasi yang mempunyai kualitas baik dari sebuah sistem harus memenuhi karakteristik-karakteristik tertentu.

Menurut Pakar, Anwar (2004), manajemen data yang efektif (effective management of the data) merupakan karakteristik yang perlu diperhatikan dalam sistem informasi. Hal yang perlu diperhatikan meliputi waktu mengup-date file, akurasi input data, pemeliharaan kesatuan data yang disimpan dalam sistem, keperluan keamanan data yang sudah digunakan, serta fasilitas back-up yang memadai.

Data Bagi Kepegawaian

Data memiliki arti yang sangat penting bagi kelangsungan suatu instansi yang memiliki pegawai membutuhkan penyusunan data baik agar dapat membantu para pengelolaan kepegawaian dan pimpinan dalam mengambil sebuah keputusan. Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database memiliki arti penting dalam instansi agar dapat mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa data pegawai setianp instansi. Database dianggap sangat penting karena fungsinya, diantaranya :

Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.

Untuk Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Untuk mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

Untuk menghindari terjadinya inkonsistensi data.

Untuk mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

Sebagai Bahan penyusun format yang standar dari sebuah data.

Kegunaan Data dan Informasi

Sebagai bahan dalam pengambilan keputusan;

Menentukan jenis kegiatan akan dilaksanakan;

Alternatif/metode untuk melaksanakan kegiatan;

Seberapa besar lingkup kegiatan;

Penentu SDM pelaksanaan kegiatan;

Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan;

Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan;

Dapat memprediksi besar anggaran yang dibutuhkan;

dan sebagainya.

Kualitas Data

• valid,

• akurat,

• Reliable (handal) dan

• up to date

• rahasia

Bentuk Pengolahan Data

• Pengolahan secara aritmatika (perkalian, pembagian, penambahan, pengurangan, pembulatan atau penghilangan pecahan).

• Pengolahan secara statistika (rataan, minimum, maksimum, standar deviasi, dan distribusi frekuensi).

• Pengolahan data dengan pengurutan, pengelompokan, pemilahan, pengabaikan data yang tidak diperlukan.

Sistem Informasi

Sistem adalah sekumpulan elemen yang masing-masing memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan sistem itu. Mobil merupakan sebuah sistem, karena di dalamnya banyak elemen yang memiliki fungsi masing-masing, seperti setir untuk kendali, rem untuk memberhentikan, gas untuk menjalankan, radiator untuk pendingin, dan sebagainya, yang secara bersama-sama mencapai tujuan dari mobil yaitu sebagai alat transportasi.

Begitu juga di instansi, ada bagian pemasaran, ada bagian produksi, ada bagian pembukuan, dan sebagainya yang kesemuanya bekerja untuk mencapai tujuan itu. Di setiap bidang tentu memiliki data dan informasi. Agar bermanfaat, data dan informasi tersebut dikelola (manajemen) guna menopang kebutuhan para pimpinan dalam mengendalikan instansi nya.

Pimpinan tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat strategis, pimpinan tingkat menengah (middle management) memiliki keputusan yang bersifat taktis, dan pimpinan tingkat bawah (lower management) memiliki keputusan yang bersifat  operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.

Informasi yang baik adalah informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya, keakuratan datanya, dan sebagainya. Misalkan saja, pimpinan membutuhkan informasi mengenai pegawai sebagai pembanding pengangkatan jabatan dan sebagainya.

Agar informasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat, maka pada masa kini, tak ada pilihan lain selain memanfaatkan komputer yang di dalamnya dibentuk sistem basis data. SIM adalah kerjasama yang harmonis antara manusia dan mesin (komputer). Sedapat mungkin semua alat-alat kantor dibuat berangkaian dengan komputer (office automation), misalkan web, pemanfaatan e-mail, tele- conference, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.

Ketersediaan informasi dan kecepatan mendapatkan informasi merupakan “senjata” yang ampuh dalam memenangkan persaingan global dewasa ini. Dengan semakin sibuknya para pimpinan, jadwal kegiatan begitu ketat, menjadikan mereka tidak sempat lagi membaca laporan yang bertumpuk dari setiap bagian di instansi nya. Karenanya diperlukan suatu cara yang kini disebut dengan decision support system(DSS), yaitu sistem komputer yang dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang relatif tepat dan cepat.

Sistem Informasi adalah pengelolaan Data, Orang/ Pengguna, Proses dan Teknologi Informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi.

Sistem Informasi Manajemen

Secara umum bila orang membicarakan tentang Sistem Informasi Manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data di sini dapat berarti penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi atau untuk pengambilan keputusan. Kini kalau orang mendengar istilah Sistem Informasi Manajemen, biasanya mereka juga membayangkan suatu sistem komputer. Sesungguhnya, pengertian tentang Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi telah ada sebelum perkakas komputer diciptakan. Inti dari pengertian Sistem Informasi Manajemen konvensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi diantara pimpinan/manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan dan sebagainya. Namun dengan tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer yang relatif murah, sekarang dan di masa depan penggunaan komputer untuk menunjang Sistem Informasi Manajemen tidak dapat dihindari lagi.

Jadi, mulai sekarang hargailah akan pentingnya data dan bekerjalah berdasarkan data. Karena dari sinilah semua informasi akan muncul yang kemudian menjadi fakta-fakta yang bisa kita manfaatkan untuk mengatur langkah strategis ke depannya. Dan dari sinilah pula kita akan mampu menghadapi perubahan dan tentunya dalam pengambilan keputusan untuk memprediksi masa depan. Hal ini sepertinya terlihat sulit, padahal jika dilakukan sebagai rutinitas “strategis”, karena proses pencarian dan pengolahan data ini membutuhkan keuletan dan kesabaran, tergantung pribadi masing-masing dan data yang berhubungan pihak di luar. Kita hanya perlu tahu bagaimana cara memulainya, ketika sudah berjalan semua akan menguntungkan diri kita dan lingkungan sekitarnya, dan intinya tentu menjadi jauh lebih mudah dengan data yang telah terkumpul di dalam genggaman tangan.(ws/ah/BKD Babel). 11/04/2014

 

English Version

The Importance of a Data

 

Most people assume that the data is only the wind and troublesome to obtain and manage it. But far above the function, the data is absolute capital strategy job success. Data can be said to be some sort of guidelines or instructions to determine the direction of the passage of wheel activity.

However, for private persons or agencies, the data could be unfamiliar and not a priority, even unthinkable at all. And with the data, we can predict and to control whatever we can enter. Of course we are assuming that the right strategy with targeted use.

The Definition of Data

The data is a record of a collection of facts. Data is the plural of the common data, derived from the Latin word meaning "something given". In everyday usage data means a statement that is accepted as it is. This statement is the result of measurement or observation of a variable that can shape the form of numbers, words, or images.

In science (scientific), a fact to be the data collected. The data is then processed so it can be expressed in a clear and precise so as to be understood by others who do not directly experience it for yourself, it is called a description. Sorting data according to similarities or differences at birth is called classification.

According to other sources, the data can also be defined as follows:

According to the Indonesian-English dictionary, the data derived from the general data means facts.

From a business standpoint, is a description of the organization's business data on something (resources) and events (transactions) that occur.

Understanding that others mention that the data is a description of an event that we face.

In essence, the data that is a specific facts so as to produce an interesting conclusion in a decision (source: id.wikipedia.com).

The development of modern communication technology that is currently the case, for example, the Internet can deliver a variety of dynamics that occur in the real world, so it can be transferred to the virtual world. This can occur in the form of electronic transactions, for example: e-business, e-banking or digital communications such as e-mail and messenger. In addition to the positive aspects brought about by the progress of modern communication technology, there are also negative aspects that can occur, for example: theft, forgery, embezzlement.

The combination of people, facilities, technology, media, procedures and controls that aim to process data into information that is useful as a basis for making the right decision, called an information system. Information system that is used as the basis for a decision to be qualified. Information that has good quality of a system must meet certain characteristics.

According to experts, Anwar (2004), effective data management (effective management of the data) are characteristics that need to be considered in information systems. Things to consider include the time to update their files, accuracy of data input, maintenance of the unity of the data stored in the system, the data security needs that have been used, as well as back-up facilities are adequate.

For Personnel Data

The data has a very important significance for the survival of an agency that has employees requires good preparation of the data in order to assist the personnel management and leadership in taking a decision. Good data can be compiled in a database (the database). The database has significance within the agency in order to collect, organize and analyze data each agency employee. Databases are considered very important because of its function, including:

As a key component in the system or important information, because it is the basis for providing information.

To Determine the quality of information that is fast, accurate, and relevant, so that the information presented is not stale. Information can be said to be worth more effective if its benefits compared to the cost to get it.

To address the data redundancy (redundancy data).

To avoid data inconsistencies.

To overcome the difficulty in accessing the data.

As a constituent material of a standard format data.

Usefulness of Data and Information

As an ingredient in decision making;

Determine the types of activities will be carried out;

Alternative / method to carry out the activities;

What is the scope of activities;

Determinants of human resources activities;

How much time is needed to complete the activity;

When is the right time to start the activity;

Can predict the required budget;

and so on.

Data Quality

valid,

accurate,

Reliable (reliable) and

up to date

confidential

Form of Data Processing

Processing the arithmetic (multiplication, division, addition, subtraction, rounding or omission fractions).

Processing of the statistics (mean, minimum, maximum, standard deviation, and frequency distribution).

Processing data by sorting, grouping, sorting, waiver unneeded data.

Information systems

The system is a set of elements that each have their respective functions and jointly achieve the system goal. Mobil is a system, because it has many elements that have their respective functions, such as the steering wheel to control, brake to dismiss, the gas to run, radiator for cooling, and so forth, which together achieve the goals of the car as a means of transportation .

So also in the institutions, there is a part of marketing, there are parts of the production, there are parts of the books, and so on that are all working to achieve that goal. In every field of data and information. To be useful, the data and information are managed (management) in order to sustain the needs of the leaders in control of his agency.

Top management (top management) have the kind of decisions that are strategic, mid-level leaders (middle management) have a tactical decision, and the leadership level (lower management) has operational decisions, all of which require data and information.

Good information is the information provided in accordance with the needs, both on the completeness of the material, timing information, the accuracy of the data, and so on. For instance, leaders need information about the employee as a comparator appointments and so on.

So that the information can be done quickly and accurately, then at present, there is no other choice but to use the computer in which the database system is formed. SIM is a harmonious collaboration between man and machine (computer). As far as possible all the tools made ​​sequential office with a computer (office automation), for example the web, use e-mail, conference call, e-voice, internet, fax, and so on.

Availability of information and the speed of getting information is a "weapon" is powerful in winning the global competition of today. With increasingly busy leaders, activity schedule so tight, making them no longer had time to read the report that accumulate from every part of his agency. Therefore we need a way that is now called a decision support system (DSS), which is a computer system that can assist management in making decisions relatively precise and fast.

Information Systems is a data management, People / Users, Process and Information Technology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization.
 

Management Information Systems

In general, when people talk about System Management Information depicted is a system created to implement the processing of the data to be used by an organization. Utilization of the data here can mean supporting on routine tasks, evaluation of achievement or for decision-making. Now when people hear the term Management Information Systems, usually they also imagine a computer system. Indeed, the notion of Management Information Systems in the organization has no prior computer tools were created. The core of the conventional understanding of Management Information Systems course is contained in the works of such systematic agenda recording, filing, communication between leaders / managers of the organization, presentation of information for decision-making and so on. However, with the availability of computer data processing technology is relatively cheap, now and in the future the use of computers to support the Management Information Systems can not be avoided anymore.

So, from now appreciate the importance of the data and work based on the data. Because this is where all the information will appear which later become the facts that we can use to set the future strategic moves. And from where are we going to be able to face changes in the course of decision-making and to predict the future. This seems difficult, but if done as a routine "strategic", because the process of finding and processing this data requires tenacity and patience, depending on their personal and associated data that outside parties. We just need to know how to get started, when it was running all will benefit us and the environment, and its core would be much easier with the data that has been collected in the palm of the hand.